Die meisten Teams, mit denen ich zu tun habe, sind am Limit und leiden unter Arbeitsverdichtung. Tatsächlich kommen einige Dinge zusammen: Arbeit verändert sich gerade an vielen Stellen. In dynamischen Marktumfeldern gibt es ständig neue Herausforderungen und somit immer mehr zu tun. Gleichzeitig haben alle inzwischen fast drei Jahre pandemiebedingten Ausnahmezustand in den Knochen und die Reserven sind aufgebraucht.
Gleichzeitig ist es erforderlich, Zeit für die Arbeit am System einzuplanen. Diese Zeit ist unerlässlich, um die Strukturen und Prozesse an die sich ändernden Rahmenbedingungen anzupassen . Leider ist es oft nicht einfach, diese zusätzliche Zeit zu finden, da die meisten Menschen bereits an ihrer Kapazitätsgrenze arbeiten.
Kann das weg?
Deshalb haben wir den „Kann-das-weg-Workshop“ (KDW-Workshop) entwickelt, der dir helfen soll, Zeit für die wirklich wichtigen Dinge zu finden, die im Alltag zu kurz kommen. Dieser Workshop soll dir auch helfen, die Überbelastung von Teams zu reduzieren und Reserven für Unerwartetes zu schaffen.
Unser Workshop-Format besteht aus sechs Schritten und soll nicht länger als zwei bis drei Stunden dauern. Bei Bedarf kann die Gruppe aufgeteilt werden, um die Ergebnisse abzugleichen. Wir empfehlen, möglichst das gesamte Team einzubeziehen, um eine breite Basis und Akzeptanz für den Workshop zu schaffen. Auch der Chef oder die Chefin sollte teilnehmen.
- Schritt 1: Vorbereitung, bei der die Teilnehmer eine Übersicht darüber gewinnen, wohin ihre Arbeitszeit fließt, indem sie aufschreiben, welche Tätigkeiten sie ausführen und wie viel Zeit sie dafür benötigen.
- Schritt 2: Erstellung eines Mission Statements, in dem der Zweck des Teams und der Nutzen für andere festgelegt werden.
- Schritt 3: Identifizieren von Kandidaten fürs Weglassen: Bewertung der Tätigkeiten aus Schritt 1 anhand des Mission Statements.
- Schritt 4 und 5: Herbeiführen einer Entscheidung, welche Tätigkeiten (zumindest testweise) weggelassen werden können. (Veto-Verfahren)
- Schritt 6: Erstellen der Not-to-do-Liste und Überprüfung der Umsetzung nach einer festgelegten Zeit und ggf. Anpassung des Plans.
Die genaue Anleitung kannst du dir hier herunterladen: https://nuspa.de/download/kann-das-weg-worskhop.pdf Sie versetzt dich in die Lage, den Workshop selbst durchzuführen.
Wenn du Fragen dazu hast oder einen solchen Workshop mit deinem Team planst, dann antworte mir gerne auf diesen Newsletter, auch wenn du dir externe Moderation eines solchen Workshops wünschst.
Hier kannst du einen Termin mit mir ausmachen: https://christian-obad.youcanbook.me